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2016年9月16日

ワードやエクセルは必須?事務職の転職で求められる主なパソコンスキル

ワードやエクセルは必須?事務職の転職で求められる主なパソコンスキル

どの時代も女性に人気の事務職。
デスクワークが主でクライアントに直接会う機会も少なく、服装や髪形にある程度自由がきく企業が多い点も事務職の魅力の1つです。また残業が少なかったり土日祝日休みが多いなど、働きやすい勤務形態であることが多いため、出産後の仕事復帰などで事務職を選択する女性も少なくありません。

事務職のイメージとしては、オフィスの机でパソコンを使用している姿を想像すると思いますが、実際にはどのようなパソコンスキルが必要となるのでしょうか?
そこで今回は、事務職の転職に求められる主なパソコンスキルについてご紹介します。

事務職とは?

事務職は、会社の中でのサポート役を担っていることが多く、縁の下の力持ちのような業務を行う職種です。事務職の中には電話応対や資料作成が中心の一般事務、受発注や営業支援が中心の営業事務、経理、人事、総務など、仕事内容はさらに細分化されていることが一般的です。

正社員の他にも、契約社員やパート・アルバイトなどさまざまな雇用形態で仕事を探すことが出来るでしょう。経理関係などは経験者が優遇されますが、未経験者を採用する会社も多く、たくさんの方に就業するチャンスがあります。

ただし事務職では基本的にパソコンを使用して業務を行うため、ある程度パソコンを扱えることが必須条件となります。事務職として働くために必要となる主なパソコンスキルは、以下の4つです。

ワード(Word)

パソコンスキル:ワード(Word)

文書を制作するパソコンソフト「Word」。
文字を入力することができればある程度は使用できますが、ただ文字が打てるだけでは業務に生かせません。資料や企画書を作成する場合は、書類の「見やすさ」や「わかりやすさ」も重要です。

・フォントの統一や使い分け
・タブ揃えや均等割り付け
・表の作成
・画像の挿入
・インデント

など、文字を入力する以外の使い方もしっかりと覚えておく必要があります。

エクセル(Excel)

パソコンスキル:エクセル(Excel)

Wordと同じく、事務では必ずといって良いほど使用する、表計算ソフト「Excel」。
あらかじめ決められたフォーマットに入力する場合もありますが、WordではなくExcelで管理シートなどを作成することも多いため、Excelスキルは事務職に必須といえるでしょう。Wordと違い、文字を打つことができれば形になるというわけではないため、より高度な知識やスキルが必要となります。

・表やグラフの作成
・四則演算
・マクロの作成
・関数の作成

など、Excelならではの機能を使いこなすことができれば、さまざまな場面で業務を効率化できます。そのため事務職の転職では、「Wordが使える」よりも「Excelが使える」方が強みとなります。

パワーポイント(PowerPoint)

会議やプレゼンテーションの際に使用されることが多い「PowerPoint」。 WordやExcelよりも優先順位は低いですが、会議資料などはPowerPointで作成するため、使いこなせると役に立つでしょう。 また事務職といっても会社によって業務は異なるため、会議などに出席する場合もあります。その際のプレゼンテーションで、PowerPointを上手く活用できれば、説得力のある提案ができるはずです。

メール(mail)

メールは社内や取引先との大切な連絡ツールです。GmailなどのWEBメール、Outlookなどのメールソフトが一般的です。
今や誰もが利用することの多いツールですが、タイトルの付け方や敬語などの言葉遣い、「To」「Cc」「Bcc」の使い分けや添付ファイルの容量、ファイルの互換性などに気を遣うことも大切です。簡単なツールだからこそ、正しい理解が必要なスキルといえるでしょう。

おわりに

事務職にパソコンスキルは必須です。転職活動の際のアピールポイントにもなるため、しっかりと身に付けて、企業側からの質問にも答えられるようにしておくと良いでしょう。
またWordやExcelの技能を証明する資格を取得するのもおすすめです。

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